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2015-08-03

历史学家杰弗里·布莱尼在他六十年代中期广受好评的《距离暴政》(The Tyranny of Distance)一书中谈到,澳大利亚是一个被迫适应在地理上被英国、欧洲边缘化的国家。

通过发展基础设施建设、增加地区贸易联系应对距离问题,在过去以及近些年来,都有助于塑造澳大利亚文化和经济的灵魂。如果布莱尼能够基于目前的分析为原书增加新章节,他会关注到,50多年以来,新技术已经搭建起跨越距离鸿沟的桥梁,将身处远方变成一项优势。

现在,距离不是经济阻碍,也不再是不可逾越的鸿沟,对于企业服务供应商如会计和商业咨询专家来说更是如此。多亏了如雨后春笋般涌现的高级软件和互联网平台,包括云系统,支持专业人士与客户间即时通信、保证数据分享的安全性。

然而,即使在线会计系统已成为大多数会计从业者的工作模式,还是有很高比例的会计人员并没有充分利用可简易下载的产品;如果充分利用这些产品,行业基准线将发生变革。何况许多此类产品都是免费的。

虚拟经营模式
艾丽西亚·埃德加是一名管理会计和商业顾问,也是Business Performance HQ公司创始人。她的公司在虚拟世界中运营,使用现成技术已成为她的一种习惯,她无需见面便可接触到澳大利亚各地的客户、大幅降低营业费用。

在埃德加的家乡维多利亚州冲浪海滩Jan Juc小镇,埃德加经营这家全国性咨询公司已近十个年头,其中过去四年是基于“虚拟”环境下的经营。几乎所有与客户的沟通都是通过电子邮件、即时消息、电话和视频会议进行。

“我和客户的所有往来都是虚拟的,用到一系列系统和技术,”埃德加说。“距离不见得是一个障碍。我有一个昆士兰州的客户,我们合作了大约四年,期间只见过一次面,还是因为我碰巧在布里斯班才见到。我有许多从未谋面的客户,因为现在有太多工具可以让我在线做生意。这是我成立公司以及与客户联络的方式。”

更广阔的范围
与客户建立并维护虚拟联系听起来比面对面互动更加困难,在建立工作关系方面有可能会降低效率,埃德加却说这一切相当容易、大部分客户更喜欢虚拟方式。“客户通常可以打电话找到我,但大部分情况下你要培训客户,让他们知道你希望用何种方式沟通。”她说。

埃德加经常通过视频和语音聊天平台Skype与客户进行电话会议。她使用社交网络平台脸书、推特等与更多人交流。(果真,一个客户通过推特找到她,在过去的6年中一直是她的顾客。)埃德加、她的虚拟团队成员和客户使用各种在线项目管理和文件分享应用程序。

“在线系统实际上扩展了你的业务范围,因为之前你是被限制在当地有限的区域里,而现在你可以将业务发展到更广阔的外部世界,可以为无论身在何处的客户提供服务。”她说。
埃德加的看法相当中肯,尤其是在“并非所有会计生来平等”的背景下,许多业务超越了税务界线提供专家咨询服务。地域上的接近对于发掘客户影响并不大,那么通过线上渠道搜寻客户、使用技术手段维护客户关系的能力就显得十分重要。

埃德加说会计应当保持几种与客户沟通的渠道:通过电话保持声音沟通、通过视频保持可视化沟通,当然还可以通过电子邮件和其它系统进行沟通。

“还有一种消除隔阂的方式—也是会计师可以真正改进的一点—打破与客户的隔阂,”她补充道:“咨询师有一部分工作是要辅导客户,所以基本上要和客户成为朋友。技术绝不会阻碍这一切发生。”

协助远程办公的工具

视频会议
在视频会议软件和应用中,毫无疑问最常用的软件是Skype,越来越多的公司使用这一软件和客户接洽。但是还有很多其它平台可以选择,包括Google Hangouts,GoToMeeting ,FaceTime以及不太为人知晓的Camfrog,Jitsi 和ooVoo。还有一款好产品TeamViewer,该软件最多可容纳25名参会者,功能涵盖线上会议、视频通话、在线培训、电话会议等。

项目和任务管理
项目管理软件有多种用途,包括计划、组织、管理客户项目、分配资源。Microsoft Project是微软Office套件中的一个产品,除此之外还有许多在线软件系统,如Mavelink, Wrike, JIRA, WorkflowMax, WORK[ect]和Clarizen。另一个好选择是TeamworkPM,客户可以通过这个系统上传、下载项目信息、追踪里程碑、创造甘特图和管理文件。

文件共享
邮件往来对于小型附件共享来说已经够用,文件共享应用对于发送大附件来说更好用。Dropbox和Google Apps应该是最知名且使用最广泛的应用。其它应用包括ShareFlie和Box(前身Box.net).Trsorit是基于云的文件存储系统,其书数据加密技术最大程度上保证数据安全不受威胁。

私人社交网络
当谨言慎行成为团队沟通首要法则,私人社交网络便盛行起来。Google Chat和Yammer对于内部团队沟通来说很有用,帮助员工跨部门、跨地区进行私人协作。

原载自澳大利亚公共会计师协会《公共会计师》(Publicaccountants201504-05月刊,第42-46页,《公共会计师》数码港http://pubacct.org.au/

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