会刊精选
数字灾难       
2017-06-13

澳大利亚税务办公室数字系统宕机已经给中小企业带来了巨大影响,造成严重的工作效率降低和财务损失。有结束的趋势吗,会计师有什么措施可以减轻风险吗?
卡塔琳娜·托里安(Katarina Taurian)

糟糕的过去
税务代理门户网站,当其启动运行的时候曾被认为是从天而降的礼物,现在则被证明兼具危害性和帮助性。
其定时和和不定时的停机维护已成为行业笑话,会计师不得不将系统中断纳入常规工作流程,这是自门户网站启动以来他们一直在做的事。行业对稳定服务这个承诺已经灰心。
使用推特随便一搜,你会发现数百个针对税务办公室的问题和投诉。
澳大利亚税务办公室数字系统从去年12月就开始出现问题,当时存储硬件崩溃造成税务在线系统遭受前所未有的大面积破坏。
一直到2017年初,严重故障和重要服务(包括税务代理门户,商业活动表门户和业务门户)功能的日益恶化,导致会计师尤其是小企业会计师的工作效率严重下降。
税务专员克里斯•乔丹(Chris Jordan )将此称为“最近记忆中最无计划的系统中断”。
“这是及其不寻常又倒霉的事,因为存储硬件发生了前所未有的严重故障才导致了此次的中断。经过漫长而又严格的选拔过程,2015年11月,惠普升级了该存储硬件,当时被认为是“最先进的”,
在初始失效时,乔丹先生就说道。
“我们知道不仅只有澳大利亚税务办公室在使用这种存储硬件,惠普在澳大利亚以及全球的其他大客户也都在使用。
“除了初始失效这个原因,我们未能跟进备份处理也是导致这个问题的因素。备份处理的失败意味着恢复数据和服务会非常复杂耗时。”
在这个时期,税务办公室的更新也与会计行业的功能性报告不一致,这进一步加重了问题。
例如,在12月15日,税务办公室宣布税务代理门户、商业活动表门户和业务门户重新上线。
但有几个税务代理人与公共会计师联系,说事实并不是这样。
尤其是一整天内,诸如活动报表、按需报告、预填充数据、客户帐户和邮件消息等服务不断遭遇“部分系统故障”和“性能衰退”这样的信息提示。
门户网站上的客户通信列表服务也经历了“大中断”。
在最近这次大崩溃之前,税务办公室承认了在技术开发上的失败,并承认其对会计行业所产生的重大影响。
与公共会计师协会成员交谈时,税务办公室税务委员威尼斯•布莱克曼(Venetia Blackman)说:“没有跟税务代理人进行紧密有效的合作,使得税务办公室搞错了myGov网站的发展方向。
税务办公室通过myGov直接向客户发送信件,不与税务代理人沟通,会导致税务代理人无从知晓与这些信件相关的事务。布莱克曼女士表示税务办公室已从此次经验中吸取教训,在推出影响客户的服务时,会与专业人士紧密合作。

看得见的尽头?
在稿件撰写时,税务办公室正在测试一个在线系统,这个系统将会复制当前税务代理人门户。
布莱克告诉税务办公室成员:“我们已经做了许多,试图稳定住门户网站,但这是老古董了。刚兴起的时候,它是个很好的东西。但现在不是这样。很不幸,我们发现我们并未维护好这个平台,使其保持现代化。”
“我们可以修理崩溃,或者为你提供一个全新的系统,让你拥有全新的体验。”
新服务原本该在2017年上半年就对会计行业开放。然而,在撰写时,由于税务办公室数字系统宕机时间较长,该平台尚未发布,并被推迟。
协会技术政策总经理托尼•格雷科(Tony Greco)说过 :中断会使得目前正在开发当中的、用以改善税务从业者服务的信息技术项目暂停,所有资源将被投入到现有系统的稳定维护当中。”
澳大利亚税务办公室一直不愿公布新系统的交付日期,乔丹先生表示,尽管税务办公室致力于提供新服务,但无法在本文撰写时提供交明确的系统交付日期。
他说:“我们与业内人士进行合作,发展和测试2017年最新的在线服务,取得了良好的进展。
不过,正如您所期望的那样,直到我们稳定了2017纳税年度的系统性能,符合去年的服务和体验后,这些才会进一步发展。
“所以,我们只是部分履行了承诺......我们确实为门户网站修复了主要问题,并把客户通信列表替换成了通信列表;我们通过软件供应商提供从业者提交服务。”
虽然过程相对较慢,但我们已经提供了增强的在线功能。
“我承诺:我们将会提供这些增强功能。不过就现在而言,在完成信息技术工作的重新规划之后,我才能准确的提供这些功能的交付日期。”
当新系统启动并运行时,《公共会计师》发现现有税务代理门户不会被强制迁入新服务之中。
虽然这一新服务早已逾期,却仍然受到会计行业及其代表机构的欢迎,不过会计行业还是对税务办公室承诺的期限和提供稳定服务的能力表示怀疑。
会计师倾向于有序的完成任务。如果我能根据宕机时间来安排日程,那将对工作有所帮助。”

“狼来了”
会计师们不得不面对最近出现的服务中断狂潮,他们所承受的最大挫折不是来自数字系统宕机本身,而是所接收到的不准确的更新信息。这些信息用来告知会计师什么时候系统可以启动并运行,以及这些系统在多大程度上有效。
盖尔•弗里曼公司的盖尔•弗里曼主任表示,系统崩溃意味着她不能按时完成工作。”
当税务代理门户网站完全运营时,弗里曼曾经很快称赞了税务代理门户。而她现在表示,不能访问门户网站使她无法在完成客户工作之时验证数据。”
像许多会计师一样,
弗里曼女士想从系统宕机的税务办公室那里要一个明确的指示,而不是“解决方法就在眼前”这样一个含糊不清的承诺。
“有了指示后至少我能围绕其工作,制定计划。会计师倾向于有序的完成任务。如果我能根据宕机时间来安排日程,那将对工作有所帮助,”她说道。
不愿意透漏姓名的其他几名税务代理人向《公共会计师》确认:不一致的信息传递尤其会给小企业带来问题。
一名税务代理人说:“如果系统已经准备就绪,我会早点到办公室,也会经常这么做。”
“但是,当你认为系统正在运行,结果跑到办公室才发现这些系统实际并未运转,这个时候,你就会觉得这是多么不合理又令人失望”,他补充说。

要求赔偿
公共会计师协会已经公开要求政府机关充分认识到数字系统不稳定所带来的影响,并建议赔偿受影响方。
格雷科先生表示,用经济手段弥补系统中断期间造成的收益亏损会是个完美的解决方法。
“如果因为别人差劲的服务导致你不断遭受损失,那么我想你可以开始质问:‘这什么时候可以结束?’‘他们值得获得补偿吗?’我认为确实如此,但困难在于如何根据每个具体情况量化补偿数额?我们明白这进退两难。”
但确实应当补偿受损失的会计师,格雷科承认在评估和管理这些赔偿方面确实很复杂。
他补充道:“有些单一从事合规业务的会员,因为无法有效做好自己的工作,所以会受到很大影响。在这个意义上讲,这些中断使他们不能持续的创造收益。”
“这需要具体问题具体分析,但很难找到一个没有在某种方面受到影响的例子。”格雷科补充说:“甚至咨询公司也会遇到这些问题,束手无策。所以宕机事件影响广泛。”
弗里曼女士无奈表示因为数字系统中断,她已经遭受重大损失。
她说:“这会影响到我们的收益,因为你只是一个小企业,这当然会带来很大的影响。”

你能做什么?
公共会计师协会一如既往地敦促会员对他们正在继续经历的状况和和重大问题保持联系。
会计师被鼓励畅所欲言地去表达他们对税务办公室的担忧。税务办公室也比以往任何时候都更愿意接受会计行业的反馈,尤其是专业人士的反馈。
税务和商业活动表代理门户帮助中心——portalhelp.ato.gov. au/tap/ta/,为门户网站提供资源支持。该网页也会链接到技术支持。 https://www.ato.gov.au/Gener; Onlinc-services/Technical-support/-for portal troubleshooting advice.税务办公室说这是税务专业人员提供的第一项协助。
对会计师一方来讲,尽管处于关闭状态的税务办公室数字系统将一直成为障碍,会计师可以采用合适的系统和软件程序,以降低风险。
基于云计算的软件系统,不与办公硬件或服务器连接,会成为备份客户数据有意义的选项。通常,通过各种基础设施平台,你可以对数据进行实时备份和访问,亦既你不必局限于一个办公室、一台计算机或一个设备。
对于那些必须获得税务办公室门户网站数据的情况而言,这并不是完美的解决方法。
但这的确意味着相关数据仍可以访问,而工作又不需匆匆停止。
会计部门云技术的使用虽然有所增加,但对新技术的态度和转换却不乐观。
例如,虽然软件提供商Class最近增长强劲,但其表示会计师在云技术方面转型缓慢是其业务增长的一个限制因素。
“会计师们总是很忙,他们埋头做着和去年一样的事情。Class首席执行官凯文•邦加德说:“挤出时间接受变革,挤出时间考虑新体系,并把新事物落实到位,对于他们而言是难以做到的。”
邦加德先生引用《投资趋势》的研究表示,会计师迁移到云技术的意向自2013年愈加明显,然而实际的迁移进展还是比较缓慢。
他说:“这对我们来说意味着,除非发生一些非常戏剧性的事情,比如法律要求或者其他的什么因素,否则会计师们得花上很多年才能实现云技术方面的跨越。”
与此同时,政府官员承诺这样的情况马上就要结束了。可事情真的是这样吗?恐怕对于税务代理门户网站来说,还是老一套说辞——再等等看看吧。

原载自澳大利亚公共会计师协会《公共会计师》(Publicaccountants20174-5月刊,第33页,《公共会计师》数码港http://pubacct.org.au/.

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