会刊精选
培养团队凝聚力       
2019-04-09

优秀的管理者能够通过明智的选择去扶持团队,从而引导他们做出正确的选择
作者:Kate Bleclch教授   Schedullo联合创始人

自己做出决定并获得团队全票支持达成一致成果,这是迄今为止我职业生涯中最重要和最令人满意的成功因素。
请注意,我说的是“一致成果”。并不是说我要转移方向,转向个人项目。而是一旦设定了最终目标——成果,选择和定义我将如何实现这一目标的能力非常重要。

作为经理,这种允许员工参与决定的自由可能会让人胆怯。作为一名员工,我们渴望它。但作为一名经理,提供给团队可能会令人畏缩。那么你将如何掌控局势?

建立异步工作流程

在您的业务中构建异步工作流程可以提高透明度和沟通效率。
灵活的工作场所、远程团队、争论不休的截止日期。如今“异步”工作流程并不罕见。
虽然异步工作流程产生了一些好处,例如减少杂念和基于团队的干扰,但也会带来一系列问题,比如孤立引起的拖延甚至组织任务脱节或管理不善。
拥有掌控独立任务清单和项目起始点的自由,这对我们来说是件好事,通常它会爆发出短期生产力,并能够从待办事项中移除一些难以转变的任务,但缺点是我们也会难以把握大局的重点。我们会丢失在组织层面上执行的东西,因为,就个体而言,我们已经迥然不同了。
您是否有过这样的体会?虽然每个人做着不同的工作,但如果您能够掌握全局,那么结果可

能将会被改变得更好?
异步工作流程离不开IT和通信。越来越多的基于时间和传统的业务模式将工作转移到基于云的灵活技术中,团队和员工会变得更加协作,可随时随地访问他们所需的内容。
在您的业务和团队中构建异步工作流程的一些好处:
■透明度:公司与各位员工之间的联系;
■沟通:清晰一致,易于沟通,全面了解;
■问责制:纵观全局可能会让团队在工作和承诺方面都富有责任感;
■减少绝对支配权:减少产能障碍和孤岛思维,从而实现组织范围的协作(在会计和专业服务环境中经常遇到);
■时间灵活:可以在世界任何地方(包括当地咖啡馆)提高工作效率,并让团队在其适合的时间段里工作。
设计和部署自己的异步工作流程不仅仅是引入工具和新资源。在这种转变中单独投入新技术,可能会导致混杂内容不匹配的解决方案:
■远程会议/视频通话;
■任务跟踪平台;
■ 其他协作和通信工具。
孤立地考虑这些因素,只会产生个体好处,仅凭技术和工具无法实现最终的异步成果。
这不仅是组织变革,也是个体变革。最终,企业文化是这一变革的核心。帮助人们了解变化、理解和沟通新事物——让他们具有意识,理解意愿,衡量现有的知识,提高技能,然后不断加强变革是至关重要的(ADKAR方法论)。它是关于创建和调整如何部署异步工作流程的行为。
推出一个灵活的工作场所,然后让赞助商提出团队成员灵活工作的日期,引导正确的工作行为。沟通和巩固将发挥与技术本身同样重要的作用。

引入KanBan(看板管理)

时间和产能将成为效率增长的巨大限制因素,在这种情况下,企业的看板系统也可以带来很大的好处。
在发现看板的力量之前,我用自己的一套系统来跟踪需要做的事情,说实话这个系统多年来一直很好用。我的笔记本中保留了一份清单!根据我生活中的混乱程度 - 无论是工作还是生活,或者兼而有之 - 都经过了这个系统的调整。
几周后,这个清单填入了许多大型任务,这些任务都很好地记录到我笔记本的A4页面中。一开始页面像是东拼西凑了各种涂鸦、谚语和旁注。但基本上,全部内容都包含在A4页面上。
在后面几周。我开始将清单整理到笔记本的多个页面。有时客户和内部会议记录集中分布在当天的“待办事项列表”中。这几周通过重写和重新编写明确实际的待办事项列表。我将列表腾下来,将所有内容保存在一起,方便进行操作。我考虑过使用多个笔记本,但这样做似乎不太可行......
信不信由你,这个系统确实有效。我的大部分任务都得到了行动。一些任务虽然已经执行完成,但至今仍然保留在内部会议A和客户会议B之间的页面中,没有丢弃。
然而,看板为我提供了一个新的结构。一个我很喜欢的结构。
看板是日本的“准时制”原则。看板的日语被翻译成招牌或广告牌,是一个精益和及时生产的调度系统。它由丰田的工程师开发,旨在提高生产效率,现在也用于软件开发和快节奏环境中。它是一种管理工作的方法,可以平衡对待完成工作的要求和完成该项工作的可用产能。用户或团队可“拉动”工作,因为他们有采取行动的能力,而不是将工作“推”到他们身上。
这种“拉动”概念彻底改变了我处理工作的方式。
看板教会我的另一件事是,尝试在任何时候保持两项或三项任务在“进行中”。
如果任务处于等待中,我会将其转移到“等待”列表中并在每天工作结束时给自己10分钟,周五时给自己15-20分钟,回顾这些任务,方便后续跟进或预测。听起来很简单,“等待”列表减轻了执行列表里的压力,使我能够专注于“就绪”和“进行中”的任务。
“未来想法和概念”是我一直关注的列表,特别是在”空闲时间”与“就绪”或“进行中”的任务冲突时。这同样适用于团队工作,能够在拖延时帮助推进进度或采取行动。当一个想法一闪而过,我想要随后再做考虑或者不忘记它时,我便将其记录为“未来的想法和概念”。这样我就不会失去它了。Android 和iPhone应用程序让我能够随时记录这些想法和概念,即使是那些午夜灵感也可以记录下来。

原载自澳大利亚公共会计师协会《公共会计师》(Public accountant)2018年12-2019年01月刊,第58-59页,《公共会计师》数字资讯中心www.pubacct.org.au

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