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如何让企业实现数字化转型       
2020-01-09

如何让企业实现数字化转型
几年前,Xero发布了其Digital or Die报告。该报告显示,数字公司的增长速度是行业平均水平的四倍。这显然是可以让许多企业引以为豪的佳绩,但这种转变也的确说起来容易做起来难。
作者:路易斯·桑切斯(Luis Sanchez)澳大利亚Receipt银行总经理

为什么是现在
身处今天的数字时代,数字化不再是一种选择,而是一种必需。

根据Xero的研究,45%的顾问认为,要想生存下去,业务需要数字化,但18%的公司会计仍在使用纸质账本。超过四分之三的公司会计有时仍会使用电子表格。显然,有些事情必须改变。

第一步便是尽早地认识到数字对客户的真正意义。这不只是将数据照搬到网上,也需要借助移动端来更好地呈现。

2018年,Comscore的一份报告发现,人们使用移动设备的时间占所有数字媒体的65%,而电脑端正迅速转变为一个 “次要接触点” 。80%的电子邮件用户通过移动设备访问他们的帐户,超过50%的人每天早上睁眼后的第一件事就是拿起手机,开始使用。

这种“永远在线”的文化意味着许多业务负责人借助手机,在他们的通勤途中,在Ubers的后座进行工作,发送电子邮件,向团队发送Slack消息,访问销售数据,通过手机构建关系网络甚至分析他们的销售预测。

如今,我们对即时连接和娱乐的期望延伸到商业领域,于是更需要易于访问的数字数据。

即使客户使用传统的通信方式,数字化也可以提供信息流动的自由和实时记录数据的好处。我们不再被禁锢在固定的办公桌前,通过纸质文书进行工作,而是可以在线访问所有信息。

把数字上传网络
提供优良的服务就是让客户的数字为他们服务。如果需要数字化,那么现在就要录入这些数字。如何从客户的收据中获取数据并且如何在线获取数据?

在最近的一次网络研讨会中,我们询问了与会者是如何收集源文档的:
■        亲自去,例如开车去办公室拿一箱箱的收据。
■        通过电子邮件;或者
■        通过门户网站或诸如DropBox这样的在线文档存储方式。

71%的与会者给出的回答涵盖了上述所有方式。

这意味着许多会计师仍然花费数小时从客户那里收集文件,然后整理一箱箱的文件。更不用说采用多种方法采集数据的低效性了。

虽然提供多种选择似乎是优质的客户服务,但现实是服务速度较慢。研究表明,从客户第一次收到账单到他们把账单交给会计师处理,平均需要20天的时间。

这就是使用移动应用程序可以有所助益的地方。研究表明,如果客户在智能手机上安装付费采集应用程序,这种延迟将从20天减少到5天。

客户可以在工作日吃完午餐后,拍下收据的照片,并实时发给您。他们不再需要把收据塞进汽车里的杂物箱,常常忘记邮寄,只能在年底提供一袋褪色的收据。

应用技术栈
技术栈(IT术语,某项工作或某个职位需要掌握的一系列技能组合的统称。)听起来很复杂,但实际上它只是一个将所有内容放在一个应用程序中的技术。这些应用程序彼此实时联通,消除了数据反复输入和重复的可能性。

对于技术栈,大家曾经所持的观点是“理想但不太实际”;但现在,技术栈是自动执行重复任务、增强团队和扩充现有资源的必要基础。

设计技术栈并不像听起来那么复杂。想象您在做一个蛋糕,站在厨房的桌子旁,手边陈列着制作蛋糕的物品 ——松软的蛋糕胚、馅料、糖霜和一些装饰物。设计一个技术栈在技术上是相同的,都是生成一个相同结果的标准化过程。从最基本的东西开始——总账软件(蛋糕胚)——然后可以把软件产品(馅料或糖霜)组合在一起,让它们齐心协力地工作。当您仔细地设计出一个技术栈时,它可以像其他工作人员一样开始努力工作。

需要哪些技术功能?

首先,从公司的日常工作开始。绘制当前组织的功能列表。例如,是否会处理下列事务?

■        处理发票和收据;
■        计时或管理工资单;
■        管理工作流程;
■        出具报告和分析。

将每一个功能与一个应用程序相匹配,这将让日常生活变得更轻松,并在此过程中增加效率。

如何赢得客户的支持
一旦设计好技术栈,就可以通过几周的内部测试来检测它的运行速度。基于云计算的会计应用程序旨在实现无缝集成。如果遇到困难或在数据中发现不一致,可以随时与专门的技术支持团队联系,寻求帮助。

当您准备好把它推广给客户时,就要解释它的好处了。如果客户对新技术犹豫不决,那就更有必要了。

可以从对客户的直接好处开始,比如提高效率、数据的可见性和安全性,解释它将如何使他们的生活更轻松。如果客户仍然推脱。可能是时候评估它们对效率的潜在影响了。

研究表明,那些不成功的公司会不断抵制新技术,他们既害怕将客户拒之门外,也羞于让科技成为他们服务价值的一部分。

这对您和您的客户意味着什么?
1.     更少的开支
多达22%的小企业低估了开支,利润报告数据过高会导致多缴税款。通过提供像付费应用程序这样的工具来直接获取收据,可以帮助您记录所有的开支,将您的税务负担降到最低,使您生活得更轻松。

2.      对您的企业进行审计防范和灾难防范
您是否为您和您的客户制定了灾难恢复计划?在10家遭遇重大数据丢失的企业中,有7家将在一年内倒闭。确保客户的业务免受盗窃和损坏是您的职责所在。

通过业务数字化,文档可以在基于云计算的系统中安全地存储和管理。您和您的客户可以在任意时间远程访问这些数据,如果出现任何问题,您和您的客户能更快得到消息。

3.     提高会面水平
拥抱数字化,其节约时间的优势使您有更多机会与客户面对面交流,倾听您的客户,探讨更宏伟的蓝图,并帮助他们在回报更高、压力更小的道路上发展业务。只需设计一个适合您公司的技术栈,就可以花更少的时间在手动数据输入上,就能花更多的时间为公司增加价值。℗
原载自澳大利亚公共会计师协会《公共会计师》(Public accountants20198-9月刊,第56-57页,
《公共会计师》数字资讯中心:www.publicaccountant.com.au

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