编者按：
在人工智能（AI）迅速发展的今天，会计行业面临着前所未有的机遇与挑战。如何有效管理道德、法律和风险问题，成为每个企业必须认真思考的课题。通过制定适当的AI政策，企业不仅可以降低客户数据风险，还能确保技术的使用安全，从而增强客户信任。本文将深入探讨为什么每个会计实践都急需一项AI政策，以及这项政策如何保护企业和客户的利益。

人工智能政策如何帮助企业？

如今AI正快速被广泛应用，管理标准却未能及时跟上，以应对相关的道德、法律和风险的影响，那么AI政策将如何帮助会计企业及其客户呢？

• 在没有考虑影响的情况下采用AI工具，会给企业和客户带来风险。
• 适当的AI政策有助于信息安全管理、责任制建立和伦理方面相关风险的控制。
• 有效的AI政策应根据每个企业量身定制，涵盖数据隐私、准确性、员工培训、合规性和信息沟通，以促进安全和有效的AI使用。

随着AI使用率呈指数级增长，这项技术影响着大大小小的企业，并且其发展速度超越了现有的企业管理标准，足够的风险控制管理仍然是一个挑战。
亨利商学院的金融管理与系统副教授尼兰·苏布拉马尼亚姆博士（Dr Niran Subramaniam）警告说，企业尚未完全理解这种强大技术（利用大量客户数据）的风险规模。
苏布拉马尼亚姆曾在金融服务、电信和高等教育等行业担任高级财务和信息系统职位，在进入学术界后，最近发表了一篇题为《企业中的数字转型与AI》的期刊文章。
该论文探讨了企业如何发现AI的革命性和变革性力量，并提出了成功进行数字转型的框架。
苏布拉马尼亚姆表示，AI政策是必不可少的：“他们在没有考虑到其特有风险的情况下接受了AI技术工具和系统。”
他建议企业小心行事，制定一项AI政策，以应对风险和变化，并提供与企业需求相符的技术使用框架和培训。

AI政策中包含什么？
AI政策概述了围绕AI及其生成的数据、信息和洞察的行为和框架，受企业价值观和原则的驱动。

在名为《更新哪些内部政策来应对企业中AI的使用？》报告中，LegalVision的律师丹妮尔·彼得森表示，AI政策应为企业的AI使用责任制设定指南。
该政策应概述AI技术如何不违反企业的法律义务，特别是在以下方面：

• 隐私
• 版权
• 工作健康与安全

它还应探讨与企业相关的伦理问题，通过制定有关：敏感信息、公正、清晰数据以及流程透明度的规则，展示其价值观，以便客户了解AI的使用方式。
在制定AI政策时，小型会计公司应首先确定支撑其政策的核心价值观。
“例如，如果我们关注数据隐私和安全，那么政策可能是确保保护敏感客户数据，”苏布拉马尼亚姆说。
“在会计实践中，这可能与遵守数据隐私法律有关。”

AI政策应涵盖什么内容？
苏布拉马尼亚姆表示，具体的AI政策内容应反映企业的独特特征，绝不存在一种适用于所有的通用方案。
“我们是否希望查看数据中的模式？”苏布拉马尼亚姆说，“我们是否希望了解市场趋势？我们是否希望根据趋势做出预测？AI非常擅长将来自单个数据点的数据汇聚并综合。”
如果使用AI分析个别客户数据，就会存在问题。
“也许你正在尝试理解每个客户在年终审计或业务过程中可能面临的会计挑战，”他说。
“例如，当我将所有客户或产品数据汇总并运行AI算法时，它会给出一个模式，显示每个客户的坏账约为2%。在这种情况下，会计人员和IT人员必须确保这些数据不泄露到组织外，因为这仍然会影响数据隐私性。”
该政策必须涵盖数据的准确性和完整性、数据验证、数据核实、员工培训项目以及合规性和法规遵循。
他说，即使是其他看似无关的部门，如市场营销，也应该参与其中，因为AI将不可避免地影响到企业中每个人的工作。

“想想客户服务和客户沟通，”苏布拉马尼亚姆说。“谁将与客户进行恰当、及时和充分的沟通，以确保他们充分了解AI工具的使用，包括您正在使用什么，如何使用以及个人数据是如何被使用和保护的。”

AI政策的示例
合适的AI政策将为企业提供一种使用框架，最小化使用风险，例如明确决策过程以及何时使用或调用监控技术。
对数据隐私的关注可能还意味着设定基准，规范企业使用的所有AI工具如何处理数据，以及禁止使用个人数据。
审查服务条款并选择与政策相符的AI工具至关重要。例如，ChatGPT的免费版本基于用户数据训练其模型，而付费版本则可以选择关闭此功能。
“由于是未知新事物的原因，我们必须从政策和协议的角度进行思考，”苏布拉马尼亚姆说。
“AI是我们之前未见过的事物，而我们对其实际上知之甚少。我们并未完全意识到AI带来的风险和机会，因此在与之合作时，我们必须尽可能小心。”

AI政策培训至关重要
AI政策还应明确说明如何通过定期培训让所有员工了解程序和流程。
如果一名员工或企业利益相关者可以访问数据但不遵循认可的流程，或用与当前政策不符的方式使用AI技术，这将增加数据泄露或不当使用敏感信息的风险。
“捕获和使用客户数据可以创造销售机会，自动化客户服务流程可以降低成本并提高利润，但这两种做法也带来了与隐私、公正、透明度和歧视相关的风险，”昆士兰大学MBA项目主任及副教授尼科尔·哈特利博士（Dr Nicole Hartley）在报告《AI伦理：为什么需要正确进行企业数字化》中说道。
哈特利表示，小企业必须分析、理解和应对与AI系统相关的各种伦理困境，包括“数据披露、监控和隐私侵犯、偏见和歧视性查询结果、非人性化服务和权利丢失”。
她表示，缺乏强有力的数字技术政策，AI的使用可能使企业在声誉上和法律上蒙受损失。
最重要的是，哈特利表示，企业应认识到AI带给企业的机会与风险，及他们之间的利弊权衡，相关政策将帮助企业获得利益，而不会陷入困境。

原载自公共会计师协会数字资讯平台2024年7月16日文章，IPA数字资讯平台中心文章出处：Does your practice need an AI policy and how will it help? - publicaccountant.com.au