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【会刊精选】现金对话       
2017-05-17

为了实现良好的现金流动,对会计师事务所来说,清晰有效的客户沟通与有效的管理体系一样重要。
---斯蒂芬妮·加伯 (Stefanie Garber)
提高现金流量
现金流通常被认为是纯粹的数学——现金流入与流出。然而,在应付账款和应收账款之间找到平衡比资产负债表上的数字更复杂。有效的管理体系很重要,与客户在支出预期上进行明确的沟通也很重要。
据会计咨询服务提供商《商业健康》( Business Fitness)2016年度的报告显示,澳大利亚为中小型企业(SME)提供服务的会计师事务所的平均应收账款天数为54天,远高于30天的标准交易时间。为了将客户摆在首位,一些会计师事务所不惜牺牲自身业务,这种策略可能会影响商业成功。

追踪现金流量
现金流量的概念相当简单。企业现金流入的速率必须能够支撑起给付供应商和员工的现金流出。
如果现金流量管理不当,在到期日企业将不能提供足够的流动资金用于支付。安卓信用保险(澳大利亚)的总经理马克•霍普(Mark Hoppe)表示,久而久之,这会减少会计师事务所的营运资本。
“如果你的营收比支出要慢得多,那么你的现金就会被耗尽。”他提醒道。
会计师往往借助收益来量化他们的活动。霍普表示,如果现金不能定期进入,向客户收费并不意味着商业成功。
“名义上有个不错的表现是可以的,但是你最终还是需要在业务中拥有正向现金流,在中小型企业中更是如此。”
QuickFee的总经理布鲁斯•库姆斯(Bruce Coombes)持相同观点,表示收益“能够被存到银行里才是有价值的”。
霍普表示,陷入负现金流的后果可能很严重。企业可能需要耗尽现金或者举债才能偿付欠款。没有及时收到款项的供应商会截留商品,使得会计师事务所失去能够维持其运转的资源。
库姆斯先生提醒到,支付困难也减少了会计师事务所开发或拓展业务的资源。如果问题加剧,会计师事务所可能会难以缴纳税款或退休金债务。他们也可能难以支付股东红利。
“在极端的情况下,如果会计师事务所没有收入,就可能无法继续下去,”库姆斯先生说,并补充道:“货币是有限的资源”。
一流金融集团(First Class Financial Group)执行董事克雷夫•巴雷特(Clive Barrett)进一步提醒到,应敦促会计师将现金流量作为核心业务重点。
他表示,“大多数会计师事务所失败的主要原因是没有足够的现金流量”。

潜在危险
尽管会计师非常了解财务运作,但在维持会计师事务所健康的现金平衡方面仍然面临着许多挑战。其中一些挑战是运营方面的。会计师服务的本质意味着他们通常每年只向客户收取一次或两次费用。
库姆斯先生说,鉴于大多数供应商往往会以30天为周期要求支付,会计师事务所会在没有定期现金流入的情况搁置付款。
“很多时候,中小型企业每年只会与自己的会计师接洽一到两次,而与自己的供应商和客户进行的许多其他交流则可以是定期的,一周一次或一月一次。”他表示。
中小企业也往往没有足够的积蓄来应对迟付或拒付。霍普先生指出,小型会计师事务所不太可能拥有硬资产,很难确保还款。
他说:“(中小企业)整体上还有更多的出错的可能性。”
由于在供应链中所处的位置,一些小型会计师事务所也处于不利地位。
他们的供应商往往是较大的企业,希望能按时得到支付,如果迟付,这些企业可以扣留商品或取消服务。
同时,会计师会发现,由于与客户接洽的间隔较长,会计师事务所很难停止为不能付费的客户提供服务,“无论(会计师)得到报酬的周期有多长,账单支付都刻不容缓。”霍普先生说,“所以突然之间,现金流量出现了缺口。”
此外,会计师还面临着诸如客户关系之类的无形挑战。
即使客户没有按时付款,大多数会计师也不愿立即提出这个问题。
霍普说:“会计师事务所不太可能停止提供服务,因为他们希望留住客户。”
库姆斯先生认为这种“不情愿”源于会计师将客户放在第一位的天然倾向。
他说:“会计师基本上会把客户看得比自己重要。”
“因此,当他们觉得客户的利益可能受到影响时,他们不太愿意与客户进行冲突式的对话。”
当会计师得知客户正陷入财务问题时,即便之前已经明确了付款期限,他们也可能不会强行要求客户付款。
“会计师往往了解客户的财务状况,并认为他们可以帮助客户摆脱困境。”库姆斯先生说道。“但会计师需要记住他们是在经营业务,他们也需要得到报酬。”

重新调整周期
当会计师发现自己的业务长期缺乏现金储备时,他们可能需要重新考虑如何管理现金流量。
巴雷特(Barrett)先生建议会计师事务所看看他们的客户是如何付费的。他说,在会晤客户后立即收费可能会更快收到应收账款。他还建议,如果客户在规定日期之前付款,会计师事务所可以给予客户结算折扣。
库姆斯先生也提醒道,未偿付的账单拖延的时间越长,就越难得到支付。立即发送账单并定期催款,将迫使客户优先付款。
“如果会计师不催促,客户自己是不会提早付款的。”他讲道。
整体把握收入和支出是至关重要的,可能会找到现金流缺口的产生原因。
霍普表示:“如果会计师事务所的平均支付周期为30天,他们需要确保在14/21/30天的周期内对客户进行结算。
在客户每年只支付一至两次的情况下,他推荐采取错时结算的方式,以确保一位客户在一月份付款,另一位客户在二月份付款等等。
然而,霍普先生提醒到,现金流量管理不是一个“一劳永逸”的过程。
会计师应定期检查自己的现金流量。
“这不仅仅是每个季度或每六个月的例行检阅,更重要的是能够确保你预测准确,并且能够掌控自己的现金流动状况。”他说道。
巴雷特先生说,众多技术方案可以帮助会计师管理收入和支出。
“有许多会计软件公司可以提供这种技术,”他说。
这些系统可以允许会计师跟踪债务,发送自动跟进信息,并对未来模式进行预测。
但是,霍普先生警告说,仅依靠技术是不够的。
“软件包是一回事,但掌握主动权并管理好与客户的关系则更为重要。”
“无论软件包多好,你仍然需要对自身进行管控。”
管控可能意味着强迫自己与客户在逾期付款问题上进行可能不愉快的谈话。
库姆斯先生认为现金流量归根结底并不只是数字,而是人与人之间的关系。
愿意与客户就付款条件进行坦诚沟通是避免拒付的最佳方式。
会计师应在首次会晤时就与客户讨论付款计划。
库姆斯先生说:“最重要的一点就是提前就与客户进行商谈。”
“在开始接洽的时候就为客户制定出可行的付款方式。前期是50%还是100%?他们是否同意全额支付?”
这些谈话表明了会计师希望及时收到工作报酬的期望。同时也可以发现任何潜在的问题。
库姆斯先生建议会计师采用与银行评估贷款候选人相同的方式来对待这些谈话。客户按时付款的可能性有多大?

替代方案
即使是最勤勉的企业主也可能遇到现金短缺的情况。收到意想不到的账单,客户的企业破产或投资无法支付股息,以及会计师突然面临未来现金流量的缺口。
巴雷特先生建议,为防止这些情况导致会计师自身的账单延期付款,会计师事务所应该拥有充足的现金储备,同时避免拥有不必要的固化资金的资产。
然而,大量现金储备对于利润有限的小型会计师事务所来说并不总是可行的。在这种情况下,会计师事务所可以借助他们银行提供的透支功能。
“透支相当于短期的商业贷款,不过具有波动性。它很像一张信用卡,”霍普表示,“需要支付账单时,他们可以借助它(贷款池),在事务所从自己的账单上得到报酬后,它就会清账。”
同样,短期商业贷款可以帮助事务所封堵住现金流的临时缺口。虽然这些解决方案是有效的,但是霍普先生建议会计师事务所不要过度依赖借款。
如果客户无法支付,事务所仍然需要偿还贷款或透支。
“如果你能负担得起,那没关系。但是,如果您依赖于客户付款,一旦那些客户拒付,会发生什么情况?”
利用借款支付运营费用会让业务陷入借贷偿还的泥潭之中,限制其增长机会。
霍普表示:“作为企业主,宁可借钱来促进业务增长,也不要仅仅维持业务。”
“如果你靠借贷来增加你的业务规模,那很好。但是如果你靠借贷来扭转败局,你需要看看为什么会发生这种情况?”
一个替代方案就是债务人融资安排,由非银行贷款人代为偿还企业的未偿付发票,巴雷特先生建议。
他说:“拥有借助发票或债务人资金筹集资金的能力使得许多公司都大幅度提高了现金流量。
根据这种安排(包括库姆斯所属的QuickFee公司在内),贷款人支付客户的未偿付发票,然后客户偿还贷款人。库姆斯先生说这可以帮助会计师更快地得到报酬,同时为客户赢得更多的时间。
然而,客户在使用债务融资服务时可能会产生一笔费用,有些会计师可能更希望在内部保持两者的付款关系。
另一项选择是信用保险,如果交易的一方在最终付款之前破产,信用保险可以代为支付。霍普先生所属的安卓信用保险公司为企业与企业之间的交易提供保障,如果他们的客户是其他小型企业,他们则提供会计师事务所保护。
他说:“如果我是一名为企业提供服务的会计师,而该企业面临破产,除非有某种保险,否则无法得到报酬。但是如果你办理了保险,就可以收回自己的报酬。”
或者,会计师可以选择在其损益表中作出坏账准备,允许企业将未支付款项纳入预期亏损。
库姆斯先生认为,总体来说,会计师会将现金流管理做得越来越好。《商业健康》研究显示,在过去两年里,澳大利亚的会计师事务所将现金锁定减少了13.4%。
在对事务所现金流量进行调查时,最重要的一点可能是清晰的沟通减少了对拒付的担忧。
库姆斯先生说:“成功的公司是那些敢于及早与客户进行沟通的公司。”

原载自澳大利亚公共会计师协会《公共会计师》(Publicaccountants20172-3月刊,第32页,《公共会计师》数码港http://pubacct.org.au/.

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