会刊精选
在云端打造充分协作的办公室       
2021-01-13

自新冠疫情开始,“上班”的含义已经不可同日而语。“我们不再是通勤前往某个实体建筑,而是转向电脑进入云端的虚拟工作场所”——ANZ Poly总经理安迪·赫特(Andy Hurt)写道。

作者:安迪赫特(Andy Hurt)

工作场所的定义发生了根本性改变。但是“办公室”的重要性不仅是体现在工作场所,它还是一个相互协作、建立关系和交流信息的场所。在疫情来袭之前,许多自由职业者和灵活办公的人趋向于共享办公室而非在家办公,通过这种方式将私人空间和工作空间区别开来,获得归属感和人际关系。虽然在封锁期间,基于云平台的数字办公空间已经实现了人们正常办公,但是企业仍然牢记着人际互动的价值,同时还在寻求远程办公时复制和代替人际互动的方式。

虽然传统的办公结构具有自身优势,但多变的员工需求、生活方式转变以及疫情和自然灾害等外部因素意味着过去的实体办公不再适用于未来。此时的企业须关注新型数字架构,了解虚拟基础设施如何支撑员工的需求。同实体办公室设计一样,需小心谨慎、深思熟虑去创造一个能形成共同协作和保持生产率水平的空间——利用云端作为基础架构。

云耳机
在疫情之前,云服务的需求一直以惊人的速度在增长。随着全球的发展,越来越多的企业分散用工,这种趋势会持续发展下去。澳大利亚统计局称,疫情之前澳大利亚有42%的企业使用云计算,而2015-2016年度为31%。不出意料,员工在200名及以上的大型公司一直是这方面头号粉丝,利用云端管理他们庞大而分散的职工。

近年来,澳大利亚云基础架构即服务(IaaS)市场蓬勃发展。Telsyte(澳大利亚新兴技术分析公司)研究预测,到2022年云服务的市场价值大约会达到12亿澳元。澳大利亚近一半(49%)企业使用四个以上云平台,创建了可实现员工随时随地工作的数字工作环境。但目前来看,云端通常还在用于补充现有的实体基础设施,而非打造新空间去管理劳动力分散所带来的独特挑战。

新冠疫情使这种情况发生了变化。那些早先在数字工作空间上犹豫不决的企业如今也注意到了其显著的效益。其中包括更高的生产率、较低的人员流动率、在危急关头的稳健性、对于那些关注灵活办公的年轻一代的吸引力。
行业不断发展意味着会有基于云平台的服务来满足从视频会议到协作编辑工具等多方面的工作空间需求。

团队协作......差点意思?
虽然远程办公具有着生产率高、员工工作/生活平衡和业务灵活等众多优势,但是企业们正在努力追求的另一个方面是协作。《哈佛商业评论》对一家领头科技公司的研究发现,相比在同一地点工作的团队成员,远程办公人员对于工作任务的交流近乎减少了80%,有17%的项目根本没有交流。

澳大利亚雇主对此的看法总体上是积极乐观的。甚至在疫情之前,调查发现仅有22%的雇主认为远程办公对于团队协作具有不利影响,仅有18%的雇主认为远程办公会导致会议效率低下。

这一差距突显了感知与现实之间存在的差异,还表明某些企业可能没注意到团队协作方面有所降低或有效性失衡。
某些协作更加智慧,能减少过度期间的影响,让员工有充足的时间完成工作。大家对于远程办公的好处持有不同态度;然而,在数字办公能确保业务连续性的时代下,数字办公的必要性也意味着雇主不再拥有讨论其优缺点的选项。

而它最重要的一点是成功实现了远程办公需要具备相应的技术。2019年1月的报告中92%接受调查的雇主同意公司为实现远程办公投入技术。该数据现在可能是100%了。

虽然企业几乎是在一夜之间迅速制定了远程办公解决方案来应对疫情封锁,但许多企业尚未投资全数字环境的基础设施,也没有形成这样的思维来复制实体办公的协作特性。其中包括通过Zoom 或 Microsoft Teams召开数字团队会议,建立最佳视频方案保持稳定连接。技术仅仅是一种工具,它用与以往不同的方式打造一种新体验。是否考虑用与传统工作环境相同的复杂思维去打造数字空间,这个问题取决于商业领袖。

构建中
随着越来越多的办公室选择永久性地转向云端,数字空间也愈发重要,它对系统架构、企业以及广大社会均具有着深远影响。许多分析师已预测,在疫情结束后,商业办公空间会持续低迷很长一段时间。但毫无疑问,共享办公空间有益于团队协作、业务和士气的提升。然而,在世界的发展进程中,企业也必须适应员工和外部环境对业务持续性的要求。办公空间不再由四面墙壁和每天穿梭其中的办公桌所界定,而是由数字空间以及实体空间相结合打造而成。

原载自公共会计师协会会刊《公共会计师》(Public accountant202010-11月刊,第58-59页,《公共会计师》
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