编者按：
在数字化办公时代，共享一个邮箱看似高效便捷，实则隐患重重。从责任划分到信息安全，再到对外沟通与会员管理，共用邮箱不仅模糊职责，更可能带来数据泄露与管理混乱。本文将一一剖析共享邮箱背后的种种风险，让每一位专业人士重新审视工作中的“便利”习惯，为企业管理与数字沟通提供实用建议。

为什么我的企业不应该只使用一个电子邮箱？

仍然有些IFA会员的企业在其员工之间共用一个电子邮件地址，而不是为每位员工分配独立的邮箱。然而，使用共享邮箱存在诸多严重的弊端。

责任与管理
多人共享邮箱收件箱，意味着每封邮件的处理责任也被模糊地“共享”。
谁该做什么，什么时候做？如果有人误删了不该删除的邮件，你如何追踪？如果某人回复了本应由别人回复的邮件，又该如何处理？
你也可能会遇到电子邮件被忽视的情况，因为每个人都以为别人会处理；也可能两个人对同一封邮件分别作出回复。更甚者，员工可能会“挑选”那些处理起来较为容易的邮件去回复。

隐私与安全
从定义上来说，多人使用同一邮箱意味着多个人知道该账号的登录信息。如果某位使用该邮箱的员工离职，他们可能会更改密码并将你锁定在账号之外。
为了方便每个人记住，共享邮箱的密码通常设置得非常简单，因此也更容易被攻击或破解。
相反，知道登录信息的人越多，账号就可能被在多个设备上使用，从而增加被钓鱼攻击或信息泄露的风险。虽然多方认证是一种强有力的安全措施，但在多人共用同一邮箱时，这一措施也变得难以实施。
数据的留祛也可能变得复杂。如果需要删除敏感信息，但某人已将其下载至本地设备，该信息仍可能被保留。

沟通与协作
尽管有些人担心“工作流程复杂”，但电子邮件仍然是与同事沟通的重要工具。共用邮箱会直接剥夺这种交流的可能性。
在处理对外沟通时，共享邮箱让你更难从收件箱中筛选出相关邮件，或找出你负责的那一封邮件所在的邮件链。

与IFA的联系
最后但同样重要的是，IFA正在实施一项新的数字通讯系统，该系统要求我们单独联系每位会员。为此，我们必须了解每位会员的独立电子邮箱地址。

来源：PK Tech; SecurityInfowatch.com; dixa; DMARC

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文章来源：财务会计师公会会刊《财务会计师》（Financial Accountant）2025年3月-4月刊，第34页